(制定日：平成14年11月1日 最新更新日：平成20年9月30日)
私達、株式会社ＯＴＳ探偵社はご依頼者様より直接お預かりした個人情報やそれにより収集した貴重な情報を当社独自の管理体制により厳重にお守りする義務を負うものであると考えます。個人・企業に関わらず全てのクライアントに安心して調査業務を任せて頂ける様、時代の流れや最新の技術を常に取り入れ情報の保護に努める事をお約束し、下記の条項を遵守致します。
- 株式会社ＯＴＳ探偵社（以下、当社）はクライアントよりお預かりした個人情報を調査に関わる目的以外には如何なる理由を持っても使用しない。又、調査に関わる使用に於いても様々な角度から検討し、事例によってはクライアントの許可を得て使用するものとする。
- 当社はクライアントよりお預かりした個人情報について全てを本社で一括管理し、何人もこれを許可無く社外に持ち出す事が出来ない。尚、権限については弊社代表者及び役員が全ての責任と権限を負うものとする。
- 事前相談の段階に於いて、メモ等が必要と判断された場合、事前に相談者の許可を得るものとする。又、訪問及び来社に依る事前相談の際には重要事項説明書に個人情報保護に関わる誓約書を添付する。尚、クライアントがこれを拒否した場合のみについてはこの限りでない。
- 調査中、クライアントよりお預かりした個人情報について、開示・通知・利用の停止等の依頼があった場合は即座に対応する。尚、調査中に得た情報についてはクライアントとの間に締結された契約内容に準ずる。
- 事務所に於いて当社関係者・監督官庁・クライアント以外の無断立ち入りを禁止する。又、当社役員社員以外の者については全てミーティングルームで対応し、監督官庁の定期立ち入り以外を除いて何人もデスクルームへの立ち入りを禁止する。
- 個人情報の蓄積されたサーバルームについては代表者・役員以外の者が無断で立ち入る事を禁止する。又、その管理責任については代表者・役員が全ての責務を負う。
- 当社社員について、入社時にその身分を確認し、充分な審査の下入社を許可する。又、入社の際には雇用契約書及び誓約書の差し入れを義務付け、社団法人日本調査業協会や当社の主催する教育研修を定期的に受講しなければならない。
- 社員は退社の際、在職中に使用したメモや機材について、必ず当社に返還する義務を負う。
- クライアントよりお預かりした資料については契約満了と共にこれを返還する。又、調査中知り得た情報や資料等については6ヶ月を越えない範囲内で特別な申し出のある場合を除き処分する事を制約する。尚、保存期間については当社及びクライアントの話し合いの上でその期間を定める。
- 当社は万一の事故に備え、各種保険等に加入する。尚、無過失の場合を除き如何なる状況に於いてもクライアントの個人情報に関する申し出には迅速に対応する。
